Checklist chuẩn bị chụp ảnh profile doanh nghiệp là phần việc rơi vào tay bạn ngay sau khi hợp đồng được ký. Ekip đã chốt, ngày chụp đã đặt lên lịch chung của công ty, nhưng gọi ai vào ca nào, mọi người mặc gì, dọn phòng nào cho ekip dựng đèn thì vẫn chưa ai trả lời. Và những câu đó lại quyết định buổi chụp chạy trơn hay đứng chờ.

Media WinWin cung cấp dịch vụ chụp ảnh profile cá nhân và profile doanh nghiệp tại Hà Nội, 8 năm kinh nghiệm tính từ năm 2018, đã thực hiện cho Hợp Lực Company, Y Tế GH và iHolding. Các việc bạn cần làm nằm bên dưới: từ cách chốt danh sách người chụp cho khỏi sót, quy định trang phục theo nhóm vị trí, mặt bằng và nguồn điện tại văn phòng, đến cách chia lịch cho nhiều phòng ban và những lỗi hay khiến buổi chụp kéo dài quá dự kiến.

Buổi chụp profile cho cả tập thể đòi hỏi khâu chuẩn bị danh sách và lịch chia ca

Checklist Chuẩn Bị Chụp Ảnh Profile Doanh Nghiệp Gồm Những Việc Nào?

Phía doanh nghiệp cần chuẩn bị 7 việc trước ngày chụp: danh sách nhân sự có thứ tự, quy định trang phục theo nhóm vị trí, một người điều phối nội bộ, mặt bằng để dựng phông và đèn, nguồn điện, lịch chia theo ca và danh sách ảnh bắt buộc phải có. Phần thiết bị, ánh sáng và chỉ đạo tạo dáng do ekip lo.

• Danh sách nhân sự: họ tên, chức danh, phòng ban, số điện thoại, số bộ trang phục mỗi người.
• Quy định trang phục: thống nhất theo nhóm vị trí và theo màu nhận diện của công ty, gửi kèm ảnh mẫu cho dễ hình dung.
• Người điều phối nội bộ: 1 người duy nhất, cầm danh sách và gọi nhân sự đúng lượt.
• Mặt bằng: một khu vực ít người qua lại, đủ chỗ đặt phông nền và hệ đèn, đã dọn gọn phần lọt vào khung hình.
• Nguồn điện: vị trí ổ cắm gần khu chụp, hoặc báo trước nếu khu vực đó không có điện.
• Lịch chụp: chia theo ca, ghi rõ giờ có mặt của từng nhóm.
• Danh sách ảnh bắt buộc: chân dung riêng của ai, ảnh nhóm phòng ban nào, ảnh toàn công ty có hay không.

Bạn sẽ thấy 7 việc này đều nằm ở phía bạn, không phải phía ekip. Riêng câu hỏi nên chụp ở studio hay ngay tại văn phòng thì đã có bài so sánh bối cảnh chụp ảnh profile phân tích riêng, nên phần dưới đây đi thẳng vào khâu chuẩn bị.

Chốt Danh Sách Người Chụp Thế Nào Cho Khỏi Sót?

Danh sách người chụp nên được chốt bằng văn bản và gửi cho ekip trước ngày chụp ít nhất 3 ngày. Mốc 3 ngày cũng chính là hạn báo dời lịch ghi trong hợp đồng của Media WinWin, nên đây là thời điểm cuối để bạn còn điều chỉnh được quy mô buổi chụp mà không phát sinh gì.

Một danh sách dùng được cần có đủ 5 cột sau:

• Họ tên và chức danh: dùng luôn cho việc đặt tên ảnh khi bàn giao, đỡ phải đối chiếu lại sau này.
• Phòng ban: cơ sở để xếp thứ tự ca chụp, vì chụp gọn từng phòng ban nhanh hơn gọi rải rác.
• Số điện thoại: người điều phối gọi trước 1 lượt để nhân sự kịp chỉnh trang.
• Số bộ trang phục: ai thay 2 bộ thì thời gian ngồi trước máy dài gấp đôi, phải biết trước để xếp lịch.
• Loại ảnh cần có: chân dung riêng, ảnh nhóm, hay cả hai.

Hai nhóm hay bị bỏ quên nhất là nhân sự đi công tác đúng ngày chụp và người mới vào chưa có trong danh sách phòng nhân sự. Bạn nên rà lại danh sách một lần với trưởng từng bộ phận thay vì lấy từ bảng lương, vì bảng lương không cho biết ai đang ở Hà Nội trong ngày hôm đó. Với những người vắng, hãy đánh dấu sẵn để gộp vào một buổi bổ sung, đừng để đến hôm chụp mới phát hiện.

Chốt danh sách theo từng phòng ban giúp buổi chụp chạy gọn hơn gọi rải rác

Nhân Sự Nên Mặc Gì Khi Chụp Ảnh Profile?

Trang phục nên được quy định theo nhóm vị trí, không phải để mỗi người tự chọn. Nguyên tắc chung là màu trơn, phom dáng gọn, không hoa văn nhỏ li ti, và thống nhất tông màu trong cùng một phòng ban để bộ ảnh ghép vào hồ sơ năng lực không bị lệch nhau.

Ba lưu ý nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng ảnh. Thứ nhất, hoa văn kẻ sọc mảnh dễ tạo vệt nhiễu khi chụp bằng máy phân giải cao như dòng Sony Alpha A7R mà ekip đang dùng, nên tránh ngay từ khâu chọn áo. Thứ hai, áo cần được là phẳng trước, vì nếp nhăn trên vai và cổ áo phải xử lý rất tốn công ở khâu chỉnh sửa. Thứ ba, nếu ai định cắt tóc thì nên cắt trước đó vài ngày chứ không phải sát ngày chụp, để tóc kịp vào nếp tự nhiên.

Với trang điểm, bạn chỉ cần dặn nhân sự nữ để lớp nền nhẹ và mang theo giấy thấm dầu. Ánh sáng của hệ đèn Godox và Aputure vốn đã làm da sáng và đều, nên lớp nền dày lại thành thừa trên ảnh.

Trang phục quy định theo nhóm vị trí, màu trơn và phom gọn

Cần Chuẩn Bị Mặt Bằng Và Nguồn Điện Ra Sao?

Khu vực chụp cần đủ chỗ đặt phông nền cùng hệ đèn, ít người qua lại và có ổ điện gần đó. Nếu khu vực đó không có điện, bạn phải báo trước để ekip mang đèn Godox AD600 gắn pin, thay vì để mọi người đứng chờ trong lúc kéo dây từ phòng khác sang.

Đây là tình huống Media WinWin từng xử lý tại dự án chụp profile cho Công ty Xây dựng Hợp Lực. Buổi chụp diễn ra ngay trong khuôn viên nhà máy, nơi không có ổ điện ở vị trí đặt máy, ánh sáng xưởng thì ám màu và nền máy móc rất rối. Ekip mang đèn gắn pin vào, phối hợp trước với bộ phận an toàn để chọn vị trí đứng, và bộ ảnh 40 tấm trên 4 bối cảnh vẫn hoàn thành mà dây chuyền không phải dừng.

Danh sách việc cần làm với mặt bằng:

• Chọn phòng ít lối đi cắt ngang: phòng họp hoặc một góc sảnh thường tốt hơn khu vực bàn làm việc.
• Dọn phần lọt vào khung hình: thùng giấy, dây điện, bảng thông báo cũ và cốc chén trên bàn.
• Chuẩn bị chỗ thay đồ và một chiếc gương: đặt gần khu chụp để nhân sự tự soi lại trước khi vào lượt.
• Báo lễ tân và bảo vệ: ekip mang nhiều kiện thiết bị, cần lối vào thang máy hàng nếu tòa nhà có quy định riêng.
• Xin phép bộ phận an toàn: bắt buộc nếu có hạng mục chụp trong xưởng sản xuất hoặc công trường.

Với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật khu vực sản xuất, bạn cứ khoanh vùng trước những chỗ không được đưa vào hình. Media WinWin giữ nguyên tắc không chia sẻ ảnh chưa được bạn duyệt, và nghĩa vụ bảo mật này còn tiếp tục cả sau khi hợp đồng kết thúc.

Khu vực không có ổ điện thì ekip mang đèn gắn pin, dây chuyền không phải dừng

Lịch Chụp Cho Cả Phòng Ban Nên Chia Thế Nào?

Lịch chụp nên chia theo phòng ban và theo bối cảnh, không chia theo thứ tự bảng chữ cái. Các nhóm dùng chung một bối cảnh đi liền nhau để ekip không phải tháo và dựng lại đèn nhiều lần, còn ban lãnh đạo nên xếp vào giữa buổi khi hệ sáng đã ổn định.

Dự án cho Hợp Lực Company là ví dụ rõ nhất về cách chia này. Bộ ảnh phủ hàng chục nhân sự nhưng phải giữ ánh sáng và tông màu đồng nhất từ người đầu đến người cuối, nên ekip chụp lần lượt theo từng phòng ban thay vì gọi tự do. Kết quả là 40 ảnh đã chỉnh sửa chuyên sâu trên 4 bối cảnh ghép vào cùng một trang đội ngũ mà không tấm nào lệch tông.

Bốn quy tắc xếp lịch nên áp dụng:

• Nhóm theo bối cảnh trước, theo phòng ban sau. Mỗi lần đổi bối cảnh là một lần dựng lại đèn.
• Xếp hạng mục ngoài trời vào đầu ngày. Media WinWin ưu tiên khung 7h đến 9h sáng cho ảnh ngoài trời vì ánh sáng dịu, không đổ bóng gắt lên mặt.
• Người thay nhiều bộ trang phục xếp cuối ca. Tránh để cả phòng ban đứng chờ một người vào phòng thay đồ.
• Chừa khoảng trống giữa các ca. Luôn có người đến muộn, và khoảng trống đó là chỗ để bù.

Gửi lịch qua nhóm làm việc chung kèm giờ có mặt cụ thể của từng nhóm, đừng chỉ ghi mỗi ngày chụp. Nếu hôm đó trời mưa và bạn có hạng mục ngoài trời, ekip sẽ đảo lên làm trước các hạng mục trong nhà rồi quay lại phần ngoài trời khi tạnh, nên buổi chụp không bị hủy.

Các nhóm dùng chung một bối cảnh xếp đi liền nhau để đỡ dựng lại đèn

Những Lỗi Nào Hay Gặp Khiến Buổi Chụp Bị Kéo Dài?

Sáu lỗi dưới đây đều xuất phát từ khâu chuẩn bị chứ không phải từ kỹ thuật chụp, và cả 6 đều làm buổi chụp dài thêm mà chất lượng ảnh lại giảm. Bạn rà qua một lượt trước ngày chụp là gần như loại bỏ được hết.

• Chốt danh sách sát ngày. Ekip không kịp tính số bối cảnh và số ca, dẫn tới thiếu thời gian ở nhóm cuối.
• Không cử người điều phối. Không ai gọi nhân sự đúng lượt thì ekip vừa phải chụp vừa phải đi tìm người.
• Trang phục mỗi người một kiểu. Ảnh chụp xong vẫn đẹp từng tấm nhưng ghép lại thành trang đội ngũ thì rời rạc.
• Mặt bằng chưa dọn khi ekip đến. Thời gian dọn bị tính vào thời gian chụp của chính nhân sự công ty bạn.
• Không báo trước cho lãnh đạo. Đây là lỗi tốn thời gian nhất và cũng dễ tránh nhất.
• Chưa thống nhất ai duyệt ảnh. Góp ý đến từ nhiều người ở nhiều thời điểm sẽ kéo dài khâu chỉnh sửa.

Riêng lỗi thứ năm đáng nói thêm. Khi thực hiện bộ chân dung ban lãnh đạo cho iHolding, ekip Media WinWin phải dành thời gian chỉ đạo thần thái cho những người ít quen đứng trước ống kính, vì đa số lãnh đạo không có thói quen tạo dáng. Nếu bạn báo trước cho họ về thời lượng, trang phục và kiểu ảnh sẽ chụp, phần chỉ đạo đó rút ngắn lại rất nhiều.

Sau Buổi Chụp, Bàn Giao Diễn Ra Thế Nào?

Sau buổi chụp, ekip chọn lọc và chỉnh sửa theo số lượng đã ghi trong hợp đồng. Gói Profile Doanh Nghiệp bàn giao 40 ảnh chỉnh sửa chuyên sâu trên 4 bối cảnh, gói cá nhân bàn giao 3 đến 5 ảnh mỗi người. Mọi gói đều được hỗ trợ chỉnh sửa lại miễn phí 1 đến 2 lần.

Thời gian bàn giao được thống nhất theo thỏa thuận trong hợp đồng, dựa trên số nhân sự, số bối cảnh và khối lượng chỉnh sửa. Bạn nên chốt mốc này ngay từ lúc ký để khớp với tiến độ của bản hồ sơ năng lực hoặc trang đội ngũ đang chờ ảnh.

Ba việc phía bạn cần làm ở khâu này:

• Cử 1 đầu mối duyệt ảnh. Gom toàn bộ góp ý của các phòng ban vào một lần gửi, đừng gửi rải rác nhiều đợt.
• Ghi góp ý theo tên ảnh. Nói rõ tấm nào cần sửa gì thay vì nhận xét chung chung về cả bộ.
• Đặt tên và lưu trữ ngay khi nhận. Đặt theo họ tên và phòng ban để lần cần dùng sau không phải mở từng ảnh ra tìm.

Khối lượng chỉnh sửa chân dung không nhỏ như nhiều người nghĩ. Năm 2026, Media WinWin thực hiện riêng một dự án chỉnh sửa 60 ảnh profile cho Công ty Cổ phần KAGRI BIO, và đó là phần việc quyết định bộ ảnh có dùng được cho truyền thông hay không.

Ảnh bàn giao được đặt tên theo họ tên và phòng ban để tiện tra cứu về sau

Đặt Lịch Khảo Sát Trước Ngày Chụp

Nếu bạn muốn ekip xem trước mặt bằng và chốt giúp lịch chia ca, hãy gọi 0989.428.668 để đặt một buổi khảo sát cho dịch vụ chụp ảnh profile doanh nghiệp. Buổi khảo sát cũng là lúc bạn nhận được báo giá chi tiết theo đúng số nhân sự của công ty mình để trình lên cấp trên duyệt.

Về mức đầu tư, gói Profile Cá Nhân cơ bản dành cho doanh nghiệp dưới 10 nhân sự là 450.000đ mỗi người, và mức 400.000đ mỗi người áp dụng khi nhóm chụp từ 20 nhân sự trở lên. Chi tiết từng gói nằm ở bảng giá chụp ảnh profile cá nhân.

Media WinWin Việt Nam, 179 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Yên Hòa, Hà Nội. Hotline 0989.428.668.

Biên soạn bởi đội ngũ Media WinWin. Đã được kiểm duyệt bởi CEO & Giám đốc Sáng tạo Trương Văn Đôn — Media WinWin.

Hotline: 0989.428.668 - 0969.890.981

Email: kinhdoanh@mediawinwin.vn

Facebook: Media WinWin Việt Nam

Văn Phòng Hà Nội: 179 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Yên Hòa, Thành Phố Hà Nội

Chi Nhánh Thanh Hóa: 17 Triệu Quốc Đạt, Phường Hạc Thành, Thành Phố Thanh Hóa

Website: www.mediawinwin.vn